Så blir ditt Teams-möte effektivt och inspirerande
Microsoft Teams är ett verktyg för digitala möten, samtal och samarbeten som går varmt i många företag i Coronatider. Men hur gör man för att skapa effektiva möten när deltagarna fysiskt inte finns i samma rum? Niklas Henningsson, teamleader & IT-konsult hos Qsys, bjuder här på sina bästa tips och råd.
Niklas hjälper gärna Qsys kunder att optimera tekniken för Teams och utbildar medarbetarna i hur man använder alla funktioner i verktyget för att skapa största möjliga känsla av att ha ett effektivt och inspirerande möte. Det handlar bland annat om hur man delar information via skärmen, arrangerar videokonferenser och föredrag och drar nytta av apparna som integrerar med Teams. Niklas har ordet:
– Rätt använd är ett möte via Teams lika bra som ett fysiskt möte. Jag tror att man i många företag kommer att fortsätta att varva fysiska möten med digitala även efter pandemin. En stor fördel är att man slipper lägga tid på resor för att kunna träffas.
– Men det finns så klart sammanhang när möten öga mot öga är överlägset, inte minst för att lära känna varandra som personer. Därför är det viktigt att lägga några minuter i början på ett Teams-möte på lite fritt pratande som ger en känsla för människorna som är uppkopplade.
Niklas har några tips och råd som ger ditt Teams-möte optimala förutsättningar att bli lyckat.
– Kolla att tekniken fungerar innan mötet, det är väldigt störande att behöva avbryta för teknikstrul. Se till att du har din laptop eller dator i ögonhöjd, att ”titta ner på” övriga deltagare sänder fel signaler. Går det inte att lösa så investera i en extern webbkamera med stativ.
Teams är inte bara en fråga om rätt bild, även ljudkvaliteten och hur man använder mikrofonen spelar in för hur mötet upplevs.
– Se till att din mikrofon i datorn eller webbkameran har rätt volym. Ett annat bra tips är att ”humma lagom”. Som deltagare i ett möte vill man bekräfta att man förstått vad de andra deltagarna säger. Men att humma för ofta kan upplevas som störande.
Niklas påminner också om vikten av att ansvarig för Teams-mötet ser till att snabbt skicka ut mötesnoteringar i korta punkter enligt formen vem gör vad och när ska det vara klart.
Tre tips för effektiva Teams-möten:
• Kolla tekniken innan mötet
• Ägna en stund åt fritt pratande
• Följ upp med korta mötesnoteringar
Kontakta gärna mig
