Välkommen till Qsys Logistikskola!

Här får du varje månad råd och tips om hur ditt företag optimerar logistiken och belönas med effektiva flöden & bättre ekonomi & hållbar arbetsmiljö. Denna gång guidar vi dig i en lektion där ämnet är: Ordning & Reda – ta kontroll över din masterdata.

Vår målbild är alltid att i ett modernt lager ska det vara ordning och reda samt rent och snyggt. Det är grunden för effektiv logistik som i sin förlängning leder till ökad kundnöjdhet. Men vad många företag ofta inte är tillräckligt noggranna med är att se över och uppdatera sin masterdata.

Hur ofta har man inte svurit över ett felmeddelande som berättar att EAN-koden inte finns, eller att postnummer till kunden är felaktigt. Just när det gäller masterdata som delas med extern partner, som till exempel fraktadresser, är korrekta data extra viktiga. Fel i adresser skapar irritation och kan leda till misslyckade leveranser. Men trots att man vet att det lönar sig att investera i sin masterdata är det en investering som är lätt att skjuta på framtiden.

Vad är då masterdata?
Masterdata är företagets kanske mest värdefulla tillgång jämte alla fantastiska medarbetare. Vi pratar om affärskritiska data som är gemensam för företaget och delas av affärssystem, processer och medarbetare i alla led. Kvaliteten på ett företags masterdata kan vara avgörande om en verksamhet kan leverera rätt produkt eller tjänst i rätt tid, till rätt kostnad för att inte nämna till rätt adress.

Vad händer om vår masterdata inte är korrekta?
Här gäller verkligen uttrycket att ingen kedja är starkare än sin svagaste länk. Många har skapat en acceptans kring att det finns avvikelser i data och att man tagit fram rutiner (i många fall ovanliga sådana) för att kunna överleva sin vardag och temporärt faktiskt lösa sina uppgifter. Dessa rutiner, eller vad man skulle kunna kalla suboptimeringar, skapar ofta frustration och effektivitetstapp i verksamheten vilket i sin tur innebär onödiga kostnader för företaget.

Det gäller att se sanningen i vitögat och förstå att fel data om produkter, lagernivåer, kundadresser med mera leder till avvikelser i hantering och leveranser som kostar tid, pengar och era kundens förtroende.

All förbättring börjar med uppdaterade masterdata
Hög kvalitet på masterdata är en förutsättning för att kunna ta fram rätt beslutsunderlag, kunna arbeta med daglig styrning av er verksamhet, genomföra utfallsmätningar av gårdagens produktion och såklart uppföljning i allt förbättringsarbete.

Vill man spetsa till det kan man säga att ett företags långsiktiga framgång bygger på koll på masterdata. Därför är ”Masterdata Management” – en genomgång och uppdatering av all data i ett företag – en process som blir allt mer avgörande när den digitala transformationen fortsätter i högt tempo i vår bransch.

Hur börjar man då detta utmanande och i mångas ögon lite trista arbete?
• Börja med att titta på hur mycket tid som läggs på till exempel korrigeringar av en plockorder eller tillverkningsorder.
• Gör därefter ett överslag på hur mycket tid det genererat under året och direkt har ni satt budgeten för ett kommande masterdataprojekt.
• Härifrån tar man nästa steg genom att göra en grundlig analys och prioritera vad som är kritiskt att korrigera på kort sikt och vad som kan ge störst effekt i respektive flöde i företaget. Från ett logistiskt perspektiv handlar det om konkreta data ex kunddata, produktdata och leveransdata i hela kedjan från inköp, placering på lagret, orderhantering, lagerplock med mera.

Gör en masterplan för er masterdata
För att få koll på all affärskritiska data finns inga genvägar. När våra konsulter hjälper företag att göra en masterplan för masterdata berättar de att grunden är en analys av läget idag och en gemensam plan framåt med tydliga ansvarsområden – ska man lyckas måste ledningen i företaget sätta fokus på problemen och öronmärka resurser för åtgärder.

Återigen är sanningen att förbättringsarbete börjar med insikten om vikten av ordning och reda. Det handlar om att noggrant och strukturerat granska data i hela flödet. Man måste med öppen blick kolla var kvaliteten brister, spåra felkällor och systematiskt arbeta för att rätta till missar.

Sätt en ny standard för framtiden
Det gäller att skapa en tydlig ansvarsfördelning om vem och vilken avdelning som ”äger” viktiga data. Sedan sätter man en ny standard som blir ett sätt att arbeta med sin masterdata från idag och i framtiden. Grunden är nu lagd för ökad leveransprecision, nöjdare kunder och medarbetare som känner större arbetsglädje.

Vårt bästa råd: Ta regelbundet tempen på er masterdata!
Lika naturligt som det är med regelbunden hälsokontroll av medarbetarna borde det vara att ”ta tempen” på företagets masterdata. Att kartlägga kvaliteten på masterdata och uppdatera felaktigheter är väl investerad tid. När processen är klar bidrar friskare masterdata till ett konkurrenskraftigare företag med full koll vad gäller lager och logistik.

Har du frågor om effektiv hantering av masterdata?
Tveka inte att höra av dig till oss på Qsys. Vi hjälper dig gärna att se över både struktur och innehåll!