Välkommen till Qsys Logistikskola! Här får du varje månad råd och tips om hur ditt företag optimerar logistiken och belönas med effektiva flöden & bättre ekonomi & hållbar arbetsmiljö. Ämnet denna gång är: Ordning & Reda – ta kontroll över dina informationsflöden.

I ditt företag är det inte bara flödena i den fysiska hanteringen av varor på lagret som ska fungera smidigt. Lika viktigt är det att kapitalflöden och informationsflöden flyter effektivt och är helt synkade med varandra. Tre flöden som måste fungera integrerat i alla lägen. Denna gång vill vi sätta strålkastaren på hur viktigt det är att ta full kontroll över företagets informationsflöden. Vi pratar om en gemensam process som bygger helhetssyn och förståelse för hur alla funktioner i företaget bidrar till ökad effektivitet.

Och vilket är då det stora ”tricket”? Enligt vår erfarenhet är det kvaliteten på masterdata som avgör om informationsflödena bidrar till framgångsrika leveranser eller skapar onödiga kostnader. Lite förenklat handlar det om att rätt låda ska levereras på rätt plats till rätt mottagare. Det bygger på att lagerplatsmärkning, kundens kontaktuppgifter, namn på mottagaren och plats för leverans är korrekta i varje detalj.

Säkerställ samsyn i processer
Varje avvikelse kostar pengar och kan leda till missnöjda kunder som inte fått leveranser i tid. Fel i informationsflödena kan få allvarliga konsekvenser när det gäller hantering och leveranser av känsliga varor som till exempel mediciner och kylvaror.

En vanlig felkälla kan vara medarbetare som inte har respekt för ett systematiskt arbetssätt enligt den etablerade processen i företaget. När något hakar upp sig går man lite på känsla för att lösa problem genom hemmasnickrade varianter. Säkert vill man väl men förstår inte att ett sådant beteende får konsekvenser för andra delar i kedjan.

Vi brukar alltid prata om vikten av helhetssyn inom företaget. Vad händer när funktioner som inköp, logistik, lagerhantering och frakthantering inte jobbar tillsammans och har förståelse för varandras uppdrag? Det kan leta till flera svaga länkar i kedjan. Något som i värsta fall kan påverka företagets lönsamhet.

Ett förslag är att medarbetarna får praoa hos varandra, lära sig mera om de olika funktionerna i företaget och ges en samsyn om värdet av informationsflöden med korrekta data. Dessutom växer medarbetarnas lojalitet och arbetsglädje när deras kompetens lyfts fram och delas med arbetskamraterna i hela företaget.

Ständiga förbättringar ger engagerade medarbetare
Vår erfarenhet är att företag där man jobbar med ständiga förbättringar och uppmuntrar medarbetarnas engagemang också har bäst koll på sina informationsflöden. När ledningen bjuder in till att komma med förslag på förbättringar bidrar det till en företagskultur som är prestigelös och med god laganda. Ett vinnande koncept!

Det behöver inte vara en stor sak att öppna upp för tips från medarbetarna. Börja med en anslagstavla eller en pärm där förslag kan läggas av de verkliga experterna - medarbetarna. Superenkelt, väldig analogt men det fungerar oftast väl. Förslagen värderas regelbundet och de bästa idéerna bidrar till ett starkare företag med bra koll på informationsflödena.

Skapa respekt för processerna och välkomna idéer
Så här ser vår trestegsraket ut: Börja med att säkerställa att rätt masterdata susar runt i informationsflödena. Se till att medarbetarna är trygga med och litar på de processer som finns i företaget. Uppmuntra medarbetarna att komma med förslag på förbättringar kopplade till informationsflödena. Stora eller små idéer – alla är lika välkomna!

Har du frågor om effektiva informationsflöden?
Tveka inte att höra av dig till oss på Qsys. Vi hjälper dig gärna att se över både struktur och innehåll.