Välkommen till Qsys Logistikskola! Här får du varje månad råd och tips om hur ditt företag optimerar logistiken och belönas med effektiva flöden & bättre ekonomi & hållbar arbetsmiljö. Ämnet denna gång är: Statistik och nyckeltal – Lär känna dina siffror.

Mät ditt lager med rätt nyckeltal och arbeta med ständiga förbättringar

Arbetar ditt lager effektivt och håller ni rätt takt för att nå de uppsatta målen? Det är inte alltid lätt att ta tempen på verksamheten när det är full fart i plocket och nya kunder som knackar på dörren. Vilken tur att det finns ett antal nyckeltal som hjälper ledningen att styra rätt och förbättra processer och arbetsmetoder.

Ditt företags nyckeltal ger möjlighet till uppföljning av verksamheten som leder till ett relevant underlag och styrmedel för ständiga förbättringar.

Skapa mervärde för kunden

Det ska vara fokus på att det man mäter och effektiviserar ska ge ett mervärde till kunderna genom att verksamheten upplevs bli ännu bättre. Kundernas lojalitet ökar såklart om leveranserna kommer fram i tid med rätt produkter som levereras till rätt ställe. Extra viktigt är det inom industrin där just-in-time ställer krav på optimerade flöden.

Din magkänsla för hur det står till på lagret ska inte underskattas: Men visst är det också bra att veta i faktiska siffror hur tillståndet är. Med nyckeltal svart på vitt kan ”jag tror” och ”jag gissar” kompletteras med ”jag vet” i ditt beslutsunderlag. Inte för att slänga i ansiktet på kunden att statistiken säger något annat än känslan. Men internt kan det vara bra att ha koll på verkligheten för att i rätt sammanhang kunna kommunicera leveransprecisionen.

Välj era egna nyckeltal med omsorg

Det finns en mängd nyckeltal som är relevanta för lager och logistik. Vi brukar alltid påpeka att varje lager och tillhörande logistiklösning är unik. Därför måste val av nyckeltal göras efter ditt företags specifika förutsättningar. Valet av nyckeltal styrs också av var i flödet man mäter, man ska mäta det man kan påverka och förbättra.

Glöm inte mäta mjuka värden

Några viktiga nyckeltal i lagersammanhang är:

Hastighet på lagrets omsättning, kostnad för lagerhållning, fyllnadsgrad i lagret, kundnöjdhet, kostnader för plockning och packning, plockprecision.

Det brukar alltid vara fokus på ökade kostnader men man får inte låta bli att undersöka varför ekonomin drag iväg. Ökar försäljningen kraftigt? Har ni byggt om eller utökat lagret? Det påverkar så klart kostnadsbilden. Det är viktigt att få koll på helheten.

Mjuka värden glöms ofta bort när man ska mäta. Hur många olycksfria dagar har ni haft i månaden? Hur ser statistiken ut för medarbetarnas korttidsfrånvaro? Detta säger något om företagskulturen och påverkar produktiviteten.

Mätningar ska leda till action

Hur ska man då börja mäta?
Det finns så många nyckeltal. Därför är det viktigt att inte mäta för mätandes skull utan för att det faktiskt ger verksamheten något. Olika verksamheter har olika behov och olika delar i verksamheten har olika behov. Fundera på vad som är viktigt för din verksamhet och vad ni vill ha ut av mätandet. Sätt ditt affärssystem i arbete och försök att automatisera mätandet så mycket det går.

När man vet vad som ska mätas är det viktigt att sätta tydliga mål, hur vet man annars om ett resultat är bra eller dåligt? Var inte rädd för att ändra målen om det behövs. Sätt också en tidsram. Bestäm hur ofta ni mäter och för vilken tidsperiod (dag, vecka, månad, år).

Ha inte för många variabler i samma nyckeltal. Det gör det svårt att veta vilken variabel som förändrats. Tydlighet och begriplighet är viktigt. Mät sådant som kan leda till action och förbättringar som också går att mäta.

Mät gärna delar som påverkar varandra. Exempelvis kan höga kostnader vara ett resultat av många leveranser. Båda dessa nyckeltal behövs för att kunna förklara ett resultat, har man inte förklaringsposter så gissar man bara.

Låter det lite krångligt? Vi på Qsys är gärna bollplank och rådgivare när ditt företag utvecklar mätandet av era nyckeltal.

Vad gör du med resultatet?

Utfallet av ett nyckeltal ska driva aktivitet som leder till mätbara förbättringar. Här är det även viktigt med reflektion i efterhand, oavsett om planerade effekt uppnåddes eller ej. Om det gick fel vad skall korrigeras om det blev rätt kunde det blivit än mer rätt?

Ganska ofta upptäcker man skenande kostnader som kräver snabba åtgärder. Därför är det mycket bättre att utvärdera fortlöpande innan saker händer och proaktivt åtgärda för att till exempel öka plockprecisionen.

Lyssna på magkänslan men agera på fakta

Man ska inte underskatta magkänslan av att saker kan förbättras på lagret och i logistiken. Men med hjälp av relevanta nyckeltal ska man sedan fatta beslut som bygger på faktiska siffror. Kort uttryckt: Blöt fingret och få känsla för vart vinden blåser, men agera utifrån de fakta som era nyckeltal indikerar.

Har du frågor om ditt företags nyckeltal?

Tveka inte att höra av dig till oss på Qsys. Vi hjälper dig gärna att hitta ett upplägg för effektiva mätningar som leder till konkreta åtgärder och förbättringar.

Fakta - Detta är nyckeltal

Nyckeltal (eller KPI – Key Performance Indicator) är ett mätbart värde som under en bestämd tidsram visar hur olika processer i företaget levererar och till vilken kostnad. Belyser också hur effektiva man är på att nå prioriterade mål. Genom att följa upp sina nyckeltal får verksamheten ett bra underlag för att arbeta med ständiga förbättringar.